Compararea și Negocierea Tarifelor de Transport
Compararea tarifelor de transport (freight rate shopping) este procesul de comparare a mai multor prețuri de transportator pentru același transport înainte de a-l rezerva — echivalentul din transport al comparării ofertelor înainte de a angaja un contractor. Făcută manual înseamnă apeluri telefonice sau autentificări în portaluri la doi sau trei transportatori; făcută printr-un TMS înseamnă o comparație instantă între întreaga bază de transportatori a unui expeditor, adesea în mai puțin de o secundă.
Un TMS păstrează tabele de tarife pentru fiecare transportator contractat — tarife de bază pe rută și prag de greutate, tabele de suprataxă de combustibil (care de obicei se actualizează săptămânal pe baza indicilor publicați ai prețului motorinei) și liste de taxe accesorii (liftgate, livrare rezidențială, livrare în interior, locații cu acces limitat). Când un transport este gata, sistemul calculează costul all-in pentru fiecare transportator și mod eligibil, aplicând greutatea, dimensiunile, originea și destinația reale ale transportului respectiv. Rezultatul este o listă clasificată pe care un planificator poate acționa, sau pe care un motor de reguli o poate rezerva automat.
Compararea tarifelor produce rezultate utile doar dacă datele de bază sunt corecte — tabelele de suprataxă de combustibil neactualizate sau taxele accesorii lipsă sunt o cauză comună a disputelor de audit de transport mai târziu, deoarece cotația inițială nu se va potrivi cu ceea ce facturează în final transportatorul.
Tarifele contractuale sunt de obicei renegociate anual sau semestrial, iar puterea de negociere pe care o aduce un expeditor la acea negociere depinde puternic de datele pe care TMS-ul le-a colectat tot anul: volumul total pe rută, tiparele de volum sezoniere, performanța la timp livrată efectiv de transportator și cum se compară tarifele expeditorului cu benchmark-urile actuale de piață. Expeditorii cu date istorice curate pot negocia pe bază de dovezi, nu de presupuneri — de exemplu, arătând unui transportator că 80% din transporturile pe o rută dată sosesc cu rezervă de timp în fereastra de livrare, ceea ce susține cererea unui nivel de serviciu garantat mai rapid la același preț.
Transportatorii oferă adesea tarife mai bune în schimbul unui angajament de volum minim — garantând, de exemplu, 200 de transporturi pe lună pe o rută dată în schimbul unui tarif per transport mai mic. Acest lucru avantajează ambele părți: transportatorul obține planificare predictibilă a capacității, expeditorul obține certitudine de preț. Riscul este sub-angajarea (ratarea minimului și pierderea discount-ului) sau supra-angajarea (blocarea într-un transportator care se dovedește nefiabil). Urmărirea volumului real față de angajament pe toată perioada contractului, nu doar la reînnoire, evită surprize neplăcute.
Chiar și expeditorii cu tarife contractuale solide beneficiază de verificarea periodică a prețurilor de pe piața spot — funcționează ca un control de sanitate asupra faptului dacă tarifele contractuale s-au îndepărtat de piață și oferă o opțiune de rezervă când capacitatea contractată nu este disponibilă. Creșterile bruște ale prețurilor spot pe o rută dată sunt adesea un semnal timpuriu al unei crize de capacitate (lipsă de șoferi, creșteri sezoniere ale cererii) demn de planificat înainte să afecteze și serviciul contractat.
Tariful cel mai ieftin cotat nu este întotdeauna cel mai ieftin transport. Taxele accesorii, taxele de detenție pentru încărcare/descărcare lentă și costul eșecurilor de serviciu (transporturi de înlocuire expediate rapid, credite pentru clienți din cauza livrării întârziate) fac toate parte dintr-o comparație reală a costurilor. Modelele sofisticate de comparare a tarifelor iau în calcul frecvența istorică a taxelor accesorii și rata de despăgubiri a unui transportator, nu doar cotația de bază, atunci când clasifică opțiunile.