RFID pentru urmărirea închirierii instrumentelor muzicale și echipamentelor AV

Sălile de instrumente ale școlilor și casele de echipamente pentru teatru/AV împărtășesc o problemă de urmărire pentru care există puține soluții gata făcute, construite special pentru ele: sute de articole cu aspect similar — viori, instrumente de fanfară, microfoane, corpuri de iluminat de scenă — circulă între elevi, producții în turneu și clienți de închiriere timp de luni de zile, iar o unitate pierdută sau deteriorată este adesea descoperită abia la sfârșitul unui semestru sau al unei producții, mult prea târziu pentru a identifica ușor partea responsabilă.

Instrumentele muzicale și echipamentele AV combină un set de proprietăți care nu se încadrează curat în categoriile tipice de urmărire a activelor: unele unități au valoare extrem de mare (un instrument de nivel profesionist sau o consolă de lumini), multe sunt predate unor persoane individuale pentru perioade extinse în loc să circule printr-un depozit, iar starea fizică contează la fel de mult ca locația — o zgârietură sau o clapă îndoită schimbă valoarea și capacitatea de utilizare a unui instrument în moduri pe care un cod de bare singur nu le poate surprinde dintr-o privire.

Cutiile de instrumente și cutiile rigide pentru AV primesc o etichetă pe o suprafață interioară, protejată de uzura externă a cutiei, în timp ce instrumentele mici individuale (un clarinet, un microfon wireless) primesc o etichetă discretă în interiorul compartimentului cutiei sau integrată într-o zonă structurală necritică care nu afectează acustica sau funcționarea. Activele AV mai mari — boxe, corpuri de iluminat, console de mixaj — primesc o etichetă de activ robustă standard pe un panou din spate sau de jos, ascuns în timpul utilizării normale.

Un cititor fix la tejgheaua sălii de instrumente sau a depozitului de echipamente permite personalului să scaneze întregul conținut al unei cutii dintr-o singură citire pe măsură ce este predat unui elev sau unei producții, înregistrând automat alocarea la evidența persoanei, în loc să scrie de fiecare dată un serial number de mână pe un formular de hârtie. Aceeași citire la retur confirmă că fiecare componentă s-a întors, semnalând imediat o surdină, un muștiuc sau un cablu lipsă, nu în timpul unui inventar de sfârșit de semestru când persoana a plecat deja.

Legarea fiecărei etichete de un jurnal de mentenanță și stare permite personalului să vadă istoricul de reparații al unui instrument la predare — dacă este scadent pentru un service de rutină, sau are o problemă deschisă de la un chiriaș anterior care trebuie rezolvată înainte de reemisie — transformând ceea ce este adesea un proces informal, dependent de memoria unui personal de mentenanță redus, într-o înregistrare documentată pe care orice membru al personalului o poate consulta.

• Plasarea etichetei trebuie validată de cineva familiarizat cu instrumentul sau echipamentul pentru a confirma absența interferenței acustice, de echilibru de greutate sau funcționale
• Formatele mici de etichetă sunt adesea necesare dat fiind spațiul interior compact al cutiilor de instrumente și al carcaselor de echipament mic
• Software-ul de predare ar trebui legat direct de baza de date existentă a persoanelor/clienților a școlii sau casei de închiriere, nu să creeze un sistem paralel de urmărire
• Dat fiind bugetele de obicei limitate din programele școlare, o implementare pe etape — începând cu categoria de instrumente cu cea mai mare valoare sau cea mai mare rată de pierdere — este de obicei mai realistă decât un proiect de etichetare a întregului inventar în primul an

Pentru inventare formate din multe articole cu aspect similar, valoroase individual, predate unor persoane în loc să circule printr-un lanț de aprovizionare, contribuția RFID este de a face responsabilitatea specifică și imediată, în loc de ceva descoperit doar în cel mai nepotrivit moment.